Software er efterhånden en del af enhver dansk virksomhed. ERP systemet holder styr på alt fra indtægter og udgifter til virksomhedens processer. Du benytter sikkert også allerede et CRM system til at holde styr på kunderne og hvor langt de forskellige salg er. Men har I styr på møderne?

Systemet til Mødebooking vokser stødt i popularitet i det danske erhvervsliv. Det gør de, fordi de giver en række fordele for virksomheder, der arrangerer og skal håndtere mange møder der alle skal bruge et eller flere mødelokaler. Det kan være en tidskrævende opgave at holde styr på hvilke lokaler der er ledige, og man risikerer nemt at flere forsøger at bruge det samme lokale på samme tid. I dag er virksomheder fyldt med travle mennesker, og der er mange arbejder hjemmefra, så det er en helt selvstændig opgave at få dem alle til det samme sted på samme tid.

For mange virksomheder har det før krævet, at man satte en medarbejde til at bruge mange timer på e-mail og telefonen, i forsøget på at få arrangeret et møde alle kan deltage i. Det kræver booking af mødelokalet, og derefter bekræftelse på deltagelse af alle de vigtigste personer. Hvis én melder fra i sidste øjeblik, skal det vurderes om mødet skal tages alligevel, og ellers skal mødet flyttes og hele processen starter forfra. Det er derfor de danske virksomheder så gladelig springer på systemer til at klare mødebookingen: så kan alle de ansatte fokusere på deres normale daglige aktiviteter. Møder bliver blot arrangeret og besvaret via reservationssystemet, som derefter er ansvarlig for håndtering af benarbejdet, hvilket sparer tid og energi på lang sigt.

De fleste mødebooking systemer håndterer eventuelle aflysninger, hvilket igen er en tidsbesparende fordel. Medarbejderne skal blot tjekke systemet og udskrive en rapport, der identificerer, hvem der ikke kan deltage i mødet, før mødet begynder. På den måde kan der skrives noter, som så let og elegant kan sendes til dem der ikke kunne deltage.

Ved hjælp af et mødebooking system kan man meget effektiv reducere risikoen for fejl. Det er muligt, at du stoler på dine medarbejdere til at håndtere brugen af en række mødelokaler og forsøge at identificere, hvem der skal deltage i hvilke møder, og hvem der ikke kan på den pågældende dag. Der vil dog ske fejltagelser. Det er helt naturligt at lave fejl, men du vil opdage, at et computersystem specielt designet til at håndtere denne opgave, er mindre tilbøjeligt til at lave fejl. Det giver også bekvemmeligheden af opdateringer i realtid, hvilket betyder, at enhver, der ønsker at bekræfte deres deltagelse, kan informere alle om det med et tryk på en knap. Så du ved altid, hvem der deltager, og hvem der ikke deltager.

Nogle virksomheder vil have mere end et enkelt mødelokale, som bruges fra alt til at mødes med kunder og underskrive kontrakter til at holde holde medarbejdermøder. Det kan være svært at koordinere, og det koster værdifulde ressourcer dagligt. De fejl der kan ske kan også koste dyrt – fra spildt tid til mistede kontrakter. At have et system til at klare det, betyder simple bookinger og let tilgængelig rapportering, så du altid ved, hvem der bruger hvilket mødelokale og hvor længe.

Reservedele hvidevarer finder du her